الهيكل التنظيمي للشعب والوحدات

الهيكل التنظيمي للشعبة الأدارية  

 

مهام وواجبات مسؤول الشعبة الأدارية

       الاشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل. 1

  1. وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.
  2. توزيع مهام العمل حسب الوحدات الخاصة بالشعبة.
  3. مخاطبه الاقسام العلميه والشعب والوحدات العائدة الى الكليه حسب المعلومات المطلوبة للشعبة.
  4. اعداد الاعمال وتنفيذ السقف الزمني في الشعبة لانهاء الاعمالالمطلوبة حسب مهام الشعبة.
  5. الاشراف والتدقيق المستمر لاعمال الشعبة.
  6. عقد اجتماعات مستمرة مع المنتسبين في الشعبة والابقاء على خطوط الاتصال مفتوحة لانجاز اعمال  الشعبة في الوقت المحدد.   
  7. المتابعه اليومية لقاعدة البيانات المتعلقة بمنتسبي الكلية (تدريسين – فنيين – أداريين).

 

مهام وواجبات وحدة الأفراد

  1. انجاز الاعمال المتعلق بأفراد الكلية.
  2. تحرير الاوامر الادارية.
  3. الاجابة على الكتب.
  4. متابعة سجلات الواردة والصادرة.
  5. توثيق كافة المعلومات المتعلقة بالمنتسبين.
  6. اصدار الاوامر الادارية بالرفيعات والعلاوات.
  7. تحديث بنك المعلومات للكلية.

 

 

 

مهام وواجبات وحدة التوثيق

  1. انجاز اعمال التوثيق بافراد الكلية.
  2. صيانة الاضابير الشخصية.
  3. فهرسة الاضابير الشخصية.

 مهام وواجبات وحدة التقاعد

  1. تدقيق مواليد المنتسبين.
  2. انجاز معاملة التقاعد للبالغين السن القانوني.
  3. انجاز معاملات التقاعد للمحالين لاسباب صحية او اخرى.
  4. ‏اكمال دفاتر الخدمة واحالة المستمسكات الى مديرية ألتقاعد.

 

مهام وواجبات وحدة الخدمات والصيانة

  1. انجاز اعمال الصيانة الموثيقة في الكلية.
  2. انجاز اعمال الصيانة الكهربائية.
  3. انجاز اعمال الصيانة المائية.

 

مهام وواجبات وحدة الأستعلامات

  1. التحقق من المراجعين الى الكلية.
  2. السيطرة على دخول المنتسبين والطلاب في بداية الدوام ونهاية الدوام.
  3. تفتيش التحقق في هوية المراجعين.
  4. تسجيل اسماء المراجعين في سجل المراجعة.
  5. منع دخول المسلحين الى حرم الكلية.

 

 

 

مهام وواجبات الشعبة العلمية

 

الهيكل التنظيمي للشعبة العلمية

 

 

مهام وواجبات مسؤول الشعبة العلمية

                                 الاشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل.1

  1. وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.
  2. توزيع مهام العمل حسب الوحدات الخاصة بالشعبة.
  3. مخاطبة الاقسام والوحدات العائدة الى الكلية حسب المعلومات المطلوبة للشعبة.
  4. اعداد جداول عمل في الشعبة وتكوين سقف زمني لانهاء الاعمال المطلوبة.
  5. الاشراف والتدقيق المستمر لاعمال الشعبة.
  6. تقديم خطط علمية الى مجلس الكلية لاجل الارتقاء بواقع العمل في الكلية.
  7. تنسيق عتقد المؤتمرات والندوات.
  8. الاتصال مع دوائر الدولة والقطاع الخاص لاجل التعاون المشترك.
  9. تقديم مقترحات لاجل التفاعل مع المجتمع.

 

مهام وواجبات الشعبة المالية

 

الهيكل التنظمي للشعبة المالية

 

 

مهام وواجبات مسؤول الشعبة المالية

                               . الإشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل.1

  1. وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.
  2. توزيع مهام العمل حسب الوحدات الخاصة بالشعبة.
  3. أعداد جداول عمل في الشعبة وتكوين سقف زمني لإنهاء الإعمال المطلوبة حسب مهام الشعبة.
  4. الإشراف والتدقيق المستمر لإعمال الشعبة.
  5. الاجتماع المستمر بمنتسبي الشعبة وجعل حلقة التواصل فيها بينها لانجازالعمل بالوقت المحدد.

 

مهام وواجبات وحدة السجلات

  1. تثبيت كافة القيود المحاسبية ومستندات الصرف في السجلات المحاسبية.
  2. اعداد الموازين الشهرية في نهاية كل شهر.
  3. اعداد الكشوفات التحليلية لحساب السلف والامانات.

 

مهام وواجبات وحدة الرواتب

  1. العمل في سجل الرواتب الشهرية لجميع منتسبي الكلية.
  2. ادخال كافة بيانات الرواتب الشهرية في نظام الرواتب.
  3. مطابقة قوائم الرواتب الشهرية مع سجلات الرواتب.
  4. اعداد الخلاصات النهائية للرواتب الشهرية وتقديمها الى ديوان الهيئة في المواعيد المحددة.

 

مهام وواجبات وحدة امانة الصندوق

  1. قبض المبالغ النقدية بموجب وصولات قبض رسمية.
  2. تثبيت كافة وصولات القبض الرسمية في سجل يومية الصندوق.
  3. ‏القيام بايداع كافة المبالغ المقبوضة في المصرف.

 

مهام وواجبات وحدة التصفيات والحسابات الختامية

  1. اعداد الموازين وجداول المصروفات والايرادات الختامية.
  2. اعداد كشوفات البنك الختامية.
  3. اعداد الكشوفات الختامية للسلف والامانات.
  4. تنظيم القيود الحاسبية لقيمة الموجودات المشتراة في السنة المعنية.
  5. تنظيم سجل التوحيد الختامي للسنة المعنية.

 

مهام وواجبات وحدة المخازن

  1. تنظيم سندات الادخال المخزني للمواد الواردة.
  2. تنظيم سندات الأخراج المخزني للمواد الصادرة.
  3. تثبيت سندات الادخال والاخراج المخزني في السجلات المخزنية.
  4. تنظيم استمارات الذمم للمنتسبين.
  5. متابعة حركة الموجودات بين أرجاء الكلية.

 

 

 

 

الهيكل التنظيمي لشعبة شؤون الطلبة

 مهام وواجبات شعبة شؤون الطلبة

 

  1. الأشراف والمتابعة على وحدات التسجيل والوثائق والشهادات.
  2. وضع خطط والية العمل في الشعبة من حيث تنفيذ وبرمجة الأعمال التي تنفذ في الوحدات.
  3. الأشراف المباشر على لجنة أستقبال الطلبة وتحضير كافة مستلزمات تسجيل الطلبة الجدد من       من حيث  اعداد ملفات الطلبة وصيغة أختيارات الطلبه للاقسام العلمية.

         

  1. توزيع الطلبة على الاقسام العلمية اعتمادا على مجموع الطالب وأختيارات الطالب وخطة القبول للقسم   بالتنسيق مع المسؤول المباشر وآصدار امر اداري لتوزيع الطلبة بعد تكملة تسجيل الطلبة.

         

  1. آصدار الأوامر الادارية لأنتقال الطلبة من الكلية وأليها, تعديل ترشيح الطلبة, تأجيل الطلبة, الراسبين, المرقنة قيودهم, الطلبة المستضافين, ذوي الشهداء
  2. متابعة الطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم مع الاقسام العلمية من خلال مطابقة السجلات الموجودة في الشعبة مع قوائم الاقسام العلمية

           .

  1. أصدار الأوامر الادارية للطلبة الناجحين والمكملين والراسبين للاقسام العلمية.
  2. أصدار الأوامر الادارية للطلبة المشمولين بالعبور وحسب القوائم الواردة من الاقسام العلمية.
  3. اصدار الاوامر الادارية للطلبة الخريجين للاقسام العلمية.
  4. ارسال قوائم الطلبة الخريجين الى نقابة المهندسين.
  5. تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة الجدد المقبولين بأعداد قوائم بأسماء الطلبة مع وثائقهم ليتم تدقيقها في الوزارة.

             

  1. مسك ملفات الطلبة المقبولين ، انتقال الطلبه ، تأجيل الطلبة ، الراسبين ، المرقنة قيودهم ، الطلبة المستضافين ، الطلبة العابرين.

             

  1. مفاتحة الدوائر المختلفة للامور المتعلقة بالطلبة.
  2. التنسيق مع مقرر مجلس الكلية حول مصادقات مجلس الكلية على الطلبة المشولين بالتأجيل والراسبين.
  3. عمل كتب شكر وتقدير الممنوحة للطلبة وحفظها فى ملفات الطلبة.
  4. ادخال البيانات المتعلقة بالطلبة المزورين على نظام الحاسبة.

 

مهام وواجبات وحدة التسجيل

  1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.
  2. وضع خطط لعمل الوحدة وتحديث الايجابي منها وتطويرها وتغيير السلبي منها نحوالأفضل.
  3. استقبال الطلبة الجدد وتوعيتهم وتوجيههم على آلية ملىء استمارات القبول واختيارالاقسام العلمية حسب  مجاميعهم ورغباتهم.
  4. تسجيل الطلبة الجدد من خلال ملئهم لاستمارات القبول وتدقيق وثائق الاعدادية للطلبةالمقبولين من حيث  تطابق مجموعهم فى امر القبول مع ما موجود فى الوثائق.
  5. عمل هويات للطلبة الجدد المسجلين بعد اصدار امر توزيعهم على الاقسام العلمية.
  6. عمل سجلات للطلبة الجدد المسجلين بعد توزيعهم على الاقسام العلمية وتحديثها بشكلكامل.
  7. مطابقة اسماء الطلبة فى السجلات الموجودة فى الوحدة مع قوائم اسماء الطلبة في الاقسام العلمية ولكافة  المراحل بشكل مستمر للتعرف على التغيرات التي تحدث من خلال تأجيل الطلبة لدراسته

         رسوب  الطلبة بالغياب وانسحاب الطلبة.

 

  1. حفظ كافة الاوامر والكتب ونتائج الطلبة المتعلقة بالطلبة فى الملفة الخاصة لكل طالب.
  2. تزويد الطلبة المستمرين بكتاب تأييد استمرارهم في الكلية معنونة الى الدوائر بناءا على طلب الطالب.
  3. اعداد احصائيات بشكل دورى للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم من خلال

             السجلات المعدة للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم ‏ولكل قسم علمي.

  1. حفظ ملفات الطلبة المستمرين وحسب المراحل في فايل كابينات خاص ولكل قسم علمي مرتبة حسب  اسمائهم فى القوائم.

           

  1. تحضير وثائق الاعدادية للطلبة المسجلين من ملفات الطلبة وعمل قوائم بأسمائهم للتأكد من صحة  صدور هذه الوثائق من خلال تدقيقها في الوزارة , وتشخيص الطلبة المزورين.

           

 

 

مهام وواجبات وحدة الوثائق والشهادات

  1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.
  2. وضع الخطط وبرامج على ماهية انجاز الاعمال في الوحدة وتحديث الخطط والبرامج بشكل مستمر وتطوير الايجابي منها وتغيير السلبي منها.

 

  1. تنظيم سجلات خاصة للطلبة الخريجين ولكافة الاقسام العلمية وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.
  2. مسك سجلات الصادرة لكتب التأييد الممنوحة للطلبة الخريجين وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.
  3. حفظ الوثائق والشهادات المنجزة للطلبة الخريجين ( النسخة الثانية الاصلية) فى ملف خاص لكل قسم علمي.

           

  1. حفظ ملفات الطلبة الخريجين وحسب سنوات التخرج في فايل كابينات خاص لكل قسم علمي.
  2. انجاز كتب صحة صدور الوثائق والتأييدات الممنوحة للطلبة والواردة من الوزارات والدوائر كافة ضمن   السياقات المعمول بها ضمن هيئة التعليم التقني وضمن سقف زمني محدد لا يتجاوز اليومان مع ارسال تقرير شهري في نهاية الشهر عن كتب صحة الصدور المنجزة

           .

  1. تزويد الطلبة الخريجين بوثائق تخرج بدون درجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم بكتب تأييد معنونة الى الدوائر المعنية.

           

  1. تزويد الطلبة الخريجين بوثائق التخرج بالدرجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم  بشهادات جدارية باللغة العربية

.

  1. تصديق وثائق الطلبة الخريجين فى وزارة الخارجية.
  2. عمل احصائيات عن عدد الوثائق المنجزه في كل شهر وتحديد نسبة الانجاز لكل شهر نسبة للوثائق  الكلية المنجزة

.

  1. حفظ وثائق الطلبة الخريجين بالدرجات المنجزة في اقراص خاصة لكل قسم علمي وحسب السنوات.